Yritystapahtuma raviradalla toimii, kun haluat tarjota henkilöstölle tai asiakkaille illan, jossa on ruokaa, tunnelmaa ja tekemistä ilman jäykkää ohjelmaa. Tämä artikkeli on tapahtuman suunnittelijalle, olipa kyse HR-vastaavasta, toimitusjohtajan assistentista tai pienen firman omistajasta, joka miettii pikkujoulun tai asiakasillan paikkaa. Käymme läpi, millaisia tiloja raviradoilla on, miten ilta yleensä rakentuu ja mihin budjetti kannattaa laittaa.
Ravit sopivat yritystapahtumaksi, koska ohjelma kulkee itsestään. Lähtöjä ajetaan yleensä 20-30 minuutin välein, joten keskustelulle jää aikaa eikä kukaan joudu keksimään viihdettä.
Millaisia tiloja raviradalla on yritysryhmille
Suurimmilla radoilla, kuten Vermossa Espoossa, Teivossa Tampereella, Metsämäessä Turussa ja Killerjärvellä Jyväskylässä, ryhmille on tarjolla useampi tilavaihtoehto. Tavallisin on VIP-katsomo tai raviravintola, jonka ikkunoista näkyy rata. Pöydät katetaan ryhmälle, ja ruokailu ajoitetaan lähtöjen väliin.
Toinen vaihtoehto on erillinen aitio tai kabinetti, joka sopii 10-40 hengen porukalle. Siellä voi pitää lyhyen puheen tai palkitsemisen ilman, että viereisessä pöydässä istuu tuntemattomia. Isommille, 80-200 hengen ryhmille osa radoista vuokraa koko ravintolakerroksen.
Hintataso on tyypillisesti 40-150 € henkilöltä, kun sisäänpääsy, ruokailu ja katsomopaikka sisältyvät. Pikkujoulupaketit maksavat yleensä 50-200 €/hlö riippuen menusta ja juomista. Pelkkä sisäänpääsy raveihin on 5-20 €, joten ero tulee käytännössä ruoasta ja paikasta. Pakettien sisällöstä kerrotaan tarkemmin artikkelissa VIP-katsomo ja aitiot – mitä paketti sisältää.
Maakuntaradoilla, esimerkiksi Mikkelissä, Kuopiossa, Porissa tai Rovaniemellä, tilat ovat pienempiä mutta usein joustavampia. Ryhmä voi saada koko ravintolan käyttöönsä arki-iltana, ja yhteyshenkilö on sama ihminen alusta loppuun.
Näin yritystapahtuman ohjelma rakentuu
Tyypillinen ilta kestää 3-4 tuntia. Kokenut järjestäjä aloittaa suunnittelun käsiohjelmasta, sillä lähtöjen aikataulu määrää koko illan rytmin. Toimiva runko näyttää usein tältä:
1. Saapuminen ja tervetulojuoma noin 30-45 minuuttia ennen ensimmäistä lähtöä.
2. Lyhyt opastus, jossa radan edustaja tai ravikommentaattori kertoo, miten ravikilpailu etenee ja mitä käsiohjelma kertoo.
3. Alkuruoka ja pääruoka lähtöjen 1-5 aikana.
4. Talliesittely tai varikkokäynti, jos rata sellaisen järjestää.
5. Jälkiruoka ja illan päälähtö, lauantaisin usein V75-kierroksen viimeiset lähdöt.
Opastus kannattaa varata aina. Valtaosa työporukasta ei ole koskaan ollut raveissa, ja 15 minuutin selitys lähtötavoista, laukasta ja ohjastajan roolista muuttaa illan kokonaan. Kun ihmiset ymmärtävät, miksi hevonen hylättiin tai miksi suosikki jäi kolmanteen ulkoradalle, he seuraavat kilpailua aivan eri tavalla.
Ruokailun ajoituksesta ja ikkunapöytien varaamisesta lisää artikkelissa raviradan ravintolapalvelut – varaus ja näkymä.
Arki-ilta, lauantai vai pikkujouluravit?
Valinta vaikuttaa tunnelmaan enemmän kuin moni arvaa. Arki-illan ravit ovat rauhallisia ja edullisempia, ja ravintolassa on tilaa. Ne sopivat asiakasiltaan, jossa halutaan keskustella.
V75-lauantait tuovat isomman yleisön ja kovemman kilpailutason. Tunnelma on sähköisempi, mutta ravintolapaikat loppuvat nopeasti. Suurkilpailuihin, kuten Finlandia-ajoon Vermossa tai St. Micheliin Mikkelissä, ryhmävaraukset kannattaa tehdä jopa puoli vuotta etukäteen.
Pikkujouluravit marras–joulukuussa ovat radoille sesongin kiireisintä aikaa. Talvikauden ravit ajetaan kylmissä oloissa, joten ulkona seisoskelu jää lyhyeksi ja ilta painottuu sisätiloihin. Suositut pikkujouluillat varataan usein jo elo–syyskuussa.
Myytti: ravit ovat vain pelaajien juttu
Yleinen käsitys on, että raveissa pitää pelata, jotta ilta on hauska. Ei pidä paikkaansa. Suomenhevosen ja lämminverisen standardbredin eron näkee jo katsomosta, ja monté-lähdössä, jossa ohjastaja istuu satulassa, riittää katsottavaa ilman ainuttakaan kuponkia. Moni yritysryhmä jättää pelaamisen kokonaan pois ja keskittyy ruokaan, hevosiin ja seuraan.
Jos pelaaminen kuuluu ohjelmaan, se tapahtuu aina Veikkauksen Toto-pelien kautta, ja pelata saavat vain 18 vuotta täyttäneet. Tapahtumaan kannattaa silloin sopia yhteinen ja pieni summa, esimerkiksi 5-10 € per osallistuja, ja pelata vaikka porukalla Toto Voittajaa tai Toto Kaksaria. Kyse on illan mausteesta, ei rahan teosta. Järkevä tapa on päättää summa ennen saapumista, kuten artikkelissa pelibudjetin asettaminen etukäteen neuvotaan. Veikkauksen omissa työkaluissa voi asettaa pelirajat ja aikarajat sekä tarvittaessa sulkea itsensä peleistä.
Työnantajan kannattaa muistaa, ettei kaikki henkilöstö halua pelata, ja joillekin pelaaminen on vaikea asia. Pelaamisen pitää olla vapaaehtoista. Jos itselläsi tai läheiselläsi on ongelmia pelaamisen kanssa, apua saa Peluurista numerosta 0800 100 101 tai osoitteesta peluuri.fi, ja myös lääkäriin voi olla yhteydessä.
Yleisimmät virheet yritystapahtuman järjestämisessä
Liian myöhäinen varaus. Pikkujoulukausi ja V75-lauantait täyttyvät ensimmäisinä. Kun yhteydenotto tulee lokakuun lopussa, ravintolassa on usein jäljellä enää yksittäisiä pöytiä, joihin 30 hengen ryhmä ei mahdu yhdessä.
Pukeutumisesta ei kerrota osallistujille. Vaikka ruokailu on sisällä, talliesittely ja lähtöjen seuraaminen radan reunalta tapahtuvat ulkona. Marraskuun illassa ohut juhlamekko ja kävelykengät jäässä eivät toimi, joten kutsussa kannattaa mainita lämmin takki.
Kuljetus jää suunnittelematta. Radat sijaitsevat usein kaupungin laidalla, ja ilta päättyy samaan aikaan koko yleisöllä. Tilausbussi ryhmälle maksaa yleensä vähemmän kuin 15 taksia, ja kaikki pääsevät kotiin samaan aikaan.
Rajatapaus on hyvin pieni ryhmä. Alle 8 hengen porukalle valmis yrityspaketti on usein turha, ja tavallinen ravintolavaraus ikkunapöytään ajaa saman asian edullisemmin.
UKK
Kuinka paljon yritystapahtuma raviradalla maksaa henkilöltä?
Ruokailun ja katsomopaikan sisältävä paketti maksaa tyypillisesti 40-150 €/hlö. Pikkujoulupaketit ovat 50-200 €/hlö menusta ja juomista riippuen. Kuljetus ja mahdollinen yhteinen pelibudjetti tulevat erikseen.
Kuinka aikaisin ryhmävaraus kannattaa tehdä?
Arki-illoille riittää usein 3-4 viikkoa. Pikkujouluraveihin ja V75-lauantaille varaus kannattaa tehdä 2-4 kuukautta etukäteen, ja suurkilpailuihin vielä aikaisemmin.
Pitääkö yritystapahtumassa pelata Totoa?
Ei tarvitse. Ravit ovat elämys ilman pelaamistakin. Jos pelaaminen kuuluu ohjelmaan, osallistujien pitää olla 18 vuotta täyttäneitä ja summien pieniä ja etukäteen sovittuja.
Muista nämä ennen varausta
Onnistunut yritystapahtuma raviradalla syntyy kolmesta asiasta: oikeasta päivästä, opastuksesta ja ruokailusta, joka on ajoitettu lähtöjen rytmiin. Valitse arki-ilta, jos haluat keskustella, ja lauantai, jos haluat tunnelmaa. Varaa pikkujoulut viimeistään syyskuussa, kerro osallistujille ulkovaatteista ja sovi kuljetus samalla kertaa. Ilta onnistuu silloinkin, kun kukaan ei pelaa senttiäkään.